LIVROS E OUTROS INSTRUMENTOS DE ESCRITURAÇÃO
DOS EMPRESÁRIOS E DAS SOCIEDADES EMPRESÁRIAS
Autenticação

Sumário

1. INTRODUÇÃO

O Departamento Nacional do Registro do Comércio - DNRC, através da Instrução Normativa nº 102, de 25 de abril de 2006, dispôs quanto às normas aplicáveis para autenticação dos documentos de escrituração mercantil das entidades empresariais, inclusive às filiais, sucursais ou agências autorizadas a funcionar no País, do empresário ou sociedade com sede no Exterior. O diploma legal acima citado revoga a Instrução Normativa DNRC nº 65, de 31 de julho de 1997.

2. INSTRUMENTOS DE ESCRITURAÇÃO

Constituem instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresárias:

a) livros em papel;

b) livros em microfichas geradas através de microfilmagem de saída direta do computador;

c) livros digitais;

d) conjunto de fichas avulsas; e

e) conjunto de fichas ou folhas contínuas.

3. FORMALIDADES EXIGIDAS PARA A AUTENTICAÇÃO

3.1 - Numeração

Os livros terão uma numeração seqüencial, sendo vedada a sua divisão em volumes. O empresário ou a sociedade empresária poderá escriturar, em um mesmo período, tantos livros quantos forem necessários. A numeração das folhas ou páginas deverão seguir uma ordem seqüencial, iniciando-se com o numeral 1 e incluído na seqüência numérica o balanço patrimonial e o de resultado, quando for o caso.

As fichas, em substituição aos livros, para o caso da escrituração eletrônica ou mecanizada, poderão ser:

a) numeradas mecânica ou tipograficamente por dobras, quando contínuas, em forma de sanfona, em blocos, com subdivisões, vedado o destaque ou ruptura das mesmas;

b) numeradas tipograficamente quando avulsas.

3.2 - Termos de Abertura e de Encerramento

3.2.1 - Termo de Abertura

Do termo de abertura deverão constar:

a) nome empresarial do empresário ou da sociedade empresarial a que pertença o instrumento de escrituração;

b) número de inscrição do Registro de Empresas - NIRE e a data do arquivamento dos constitutivos ou do ato de conversão de sociedade simples em sociedade empresária pela Junta Comercial;

c) município da sede ou filial, conforme o caso;

d) finalidade a que se destina o instrumento de escrituração;

e) número de ordem do instrumento de escrituração;

f) a quantidade de:

f.1) folhas, se numeradas apenas no anverso;

f.2) páginas, se numeradas no anverso e verso;

f.3) fotogramas, se microfichas; e

f.4) registros, se livro digital;

g) número de inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica - CNPJ, administrada pela Secretaria da Receita Federal;

h) localidade e data.

3.2.2 - Termo de Encerramento

Do termo de encerramento deverão constar:

a) nome empresarial do empresário ou da sociedade empresarial a que pertença o instrumento de escrituração;

b)  o fim a que se destinou o instrumento escriturado;

c) período a que se refere a escrituração;

d) o número de ordem do instrumento de escrituração;

e)  a quantidade de:

e.1) folhas, se numeradas apenas no anverso;

e.2) páginas, se numeradas no anverso e verso;

e.3) fotogramas, se microfichas; e

e.4) registros, se livro digital;

f) localidade e data.

3.3 - Assinaturas

Os termos de abertura e de encerramento serão assinados pelo empresário, administrador da sociedade empresária ou procurador e por contabilista legalmente habilitado com a indicação do número de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade - CRC, com a indicação dos nomes dos signatários e de suas respectivas funções, observando-se que:

a) para o caso de livros em papel, o balanço patrimonial e o de resultados deverão ser assinados por contabilista legalmente habilitado e pelo empresário ou pela sociedade empresária;

b) no caso de não haver contabilista legalmente habilitado na localidade onde se situa a sede do empresário ou da sociedade empresária ou a filial, os termos de abertura e de encerramento serão assinados apenas pelo empresário, administrador da sociedade empresária ou procurador;

c) na hipótese da assinatura por procurador, a procuração deverá conter os poderes para a prática do ato, devendo esta ser arquivada na Junta Comercial e anotada nos registros de autenticação de livros;

d) no caso de livro digital, as assinaturas digitais do contabilista habilitado, do empresário ou da sociedade empresária nele lançadas suprem as exigências da letra “a” acima;

4. Escrituração

A escrituração do empresário ou da sociedade empresária de forma descentralizada da filial em outra unidade da Federação sujeita a autenticação de seus instrumentos de escrituração na Junta Comercial da respectiva unidade federativa onde se localiza a filial. Os termos de abertura e encerramento deverão atender ao disposto no subitem 3.2 acima, sendo que os dados deverão se referir à filial e a data do arquivamento deverá ser o da abertura da filial na Junta Comercial da unidade federativa onde se localiza a filial.

Na hipótese de utilização de códigos de números ou de abreviaturas, esses deverão ser únicos para o período da escrituração, não podendo ser alterados no mesmo período. A utilização dos códigos de números ou de abreviaturas nos livros a serem autenticados deverão constar em:

a) livro próprio, regularmente autenticado, no caso de livro em papel; e,

b) do próprio instrumento de escrituração, observado o Leiaute Brasileiro de Contabilidade Digital - LBCD, publicado pelo Conselho Federal de Contabilidade, quando se tratar de livro digital.

Os livros auxiliares que suportem a escrituração resumida do Diário deverão ser regularmente autenticados e observarão o mesmo meio, digital ou papel do livro Diário:

a) quando o livro Diário com escrituração resumida for na forma digital, os livros auxiliares correspondentes deverão se referir ao mesmo período de escrituração e constar de arquivos independentes, observadas as formalidades aos Termos de Abertura e de Encerramento e o LBCD;

b) no caso de livro de papel, do termo de encerramento do livro Diário com escrituração resumida, deverá constar relação que identifique todos os livros auxiliares a ele associados, indicando a finalidade de cada um deles e seus respectivos números seqüenciais. Cada livro auxiliar, no respectivo termo de encerramento, deverá indicar o(s) número(s) do(s) livro(s) Diário(s) com escrituração resumida a que estejam associados.

O extravio, a deterioração ou a destruição de qualquer dos instrumentos de escrituração, exigirá do empresário ou da sociedade empresária a publicação em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, o aviso relativo ao fato e deste a minuciosa informação à Junta Comercial de sua jurisdição, no prazo de 48 (quarenta e oito) horas.

5. Pequeno Empresário

O artigo 12 da Instrução Normativa DNRC nº 102/2006, em seu § 2º, dispensa do cumprimento das obrigações de que trata este trabalho o pequeno empresário a que se refere o art. 970 da Lei nº 10.406/2002.

Considera-se pequeno empresário, por definição dada pelo artigo 68 da Lei Complementar nº 123/2006, o empresário individual caracterizado como microempresa nos termos da referida Lei Complementar, que aufira receita bruta anual até o montante de R$ 36.000,00 (trinta e seis mil reais).

6. Prazos

6.1 - Autenticação Dos Documentos de Escrituração

A Legislação Societária não prevê prazo para que o empresário ou a sociedade empresária apresente para a autenticação os documentos de escrituração, dispondo apenas que os mesmos deverão ser levados à autenticação após a lavratura dos respectivos termos.

Contudo, a Legislação do Imposto de Renda, através  da Instrução Normativa nº 16, de 01.03.1984, dispõe que o livro Diário deve ser autenticado até a data prevista para a entrega da declaração de rendimentos.

6.2 - Retirada Dos Documentos Autenticados

Se os documentos de que trata este trabalho não forem retirados no prazo de 30 (trinta) dias contados da data de sua autenticação, poderão ser eliminados após a publicação no Diário Oficial do Estado ou no Diário Oficial pela Junta Comercial.

Fundamentos Legais:
Os citados no texto.